V minulém článku jsem sdílel svůj pohled na to, proč je před vymýšlením nápadů užitečné naše mozky připravit a zahřát na patřičnou provozní teplotu. Ne všichni mají s generováním potřebné zkušenosti a je potřeba je do toho trochu uvést a zmínit obavy.
Vedle toho se mi (nejen) při workshopech vyplatila další věc. Dát lidem bezpečné místo, kam mohou psát své otázky a ujistit je v tom, že se k nim budu vracet a odpovídat na ně. Lidé je tak nebudou muset držet v hlavě, skákat vám a ostatním do řeči a průběh workshopu pak bude hezky plynulý.
Lidé potřebují ujištění
Už kolikrát jsem během prezentace nebo nějakého workshopu zažil, že se někdo přihlásil a položil nějakou otázku. Velice dobrou a podnětnou. Na kterou ale v zápětí odpověděl další slajd a nebo část daného workshopu.
Je dobře, že se lidé ptají. Občas to ale trochu naruší plynulost workshopu a zbytečně to třeba ubírá čas tomu důležitému, co je potřeba brát. (Což se stává i přes co nejlepší snahu případného facilitátora.)
Snažím se tomu vyhnout a dát lidem prostor ptát se na cokoliv. Dělám to většinou tak, že vytvořím jeden MIRO board navíc. Při představení průběhu workshopu poté představím jednotlivé kroky, kterými budeme procházet a zmíním právě tento board vyhrazený na otázky s tím, že:
- Je to prostor, kam mohou lidé kdykoliv dávat jakékoliv otázky.
- Budu se mezi jednotlivými fázemi workshopu na otázky dívat a průběžně na ně odpovídat.
Vždy poprosím účastníky, aby tam dávali své otázky. Zmíním například, že nechci přijít o žádné dotazy jen kvůli tomu, že by je zapomněli – třeba když by někomu nechtěli skočit do řeči.
Během workshopu poté skutečně:
- Po očku sleduji, zda tam lidé vložili nějakou otázku během řešení dané části.
- Ale také při přechodu mezi sekcemi, například po definování problému a přechodu na generování nápadů.
Musím říct, že workshop je poté díky tomu plynulejší. Lidé mají jistotu, že mají kam pokládat dotazy a na nic důležitého se tak nezapomene. Ale také nemusí ostatním skákat do řeči s tím, že na jejich dotaz odpovíme automaticky v následující vteřině.
Naslouchejme a odpovídejme
Nedokážu si představit, že bych jakýkoliv workshop přichystal bez podobného přístupu. Říkám tomu bezpečný přístav pro otázky účastníků. Kdokoliv se může kdykoliv zeptat. Vždy na všechny otázky odpovíme – buď hned a nebo později. Dělám to třeba i tak, že z workshopu poté sepíšu zápisky a na nezodpovězené body odpovím dodatečně například přes e-maill a nebo napíši kolegům na Slacku.
Nejen že tím rozpoutáte nebo ukončíte diskuzi, ale také ujistíte kolegy, že na ně myslíte. Tím posílíte své vztahy a vytvoříte si silné spojence pro další práci. Ve více lidech se vždy kope lépe a vy na nic důležitého nezapomenete. Lidé pak ví, že se mohou kdykoliv ptát a vše hezky plynule odsýpá.